מערכת לקביעת תורים לקליניקה פרטית

איזו בעיה המערכת פותרת

בעבר אשת המקצוע תיאמה מועדים בהתכתבות: בדקה ביומן, הציעה אפשרויות וחיכתה לתשובה. כעת הלקוחה בוחרת בעצמה סוג מפגש ומועד פנוי, והתור מופיע בלוח הזמנים.

איך זה נראה מצד הלקוחה

1. פתחו את הקישור מ־WhatsApp. דרך הקישור האישי, לקוחה קבועה רואה את התורים שלה וקובעת תור נוסף בלי להזין שוב שם ומספר טלפון. אין צורך באפליקציה או בסיסמה.
2. בחרו סוג מפגש. בכל כרטיס מופיעים השם, התיאור, משך המפגש והמחיר. אפשר להחליף את שפת העמוד לרוסית או לעברית; בעברית הוא מוצג מימין לשמאל.
3. מצאו מועד נוח. בחרו יום ושעה פנויה. המערכת מביאה בחשבון את משך המפגש, שעות העבודה, הפסקת הצהריים וההפסקות בין הלקוחות.
4. בדקו את הפרטים וקבעו תור. לפני האישור מוצגים סוג המפגש שנבחר, התאריך, השעה, המחיר ותנאי הביטול. אם המועד כבר נתפס, המערכת תציע לבחור מועד אחר.
5. חזרו לתור שלכם. דרך הקישור האישי אפשר לצפות בתור, לשנות את מועדו או לבטל אותו. אם כבר חלף המועד האחרון לשינויים עצמאיים, העמוד מציע ליצור קשר עם אשת המקצוע ב־WhatsApp.

לקוחה חדשה ממלאת שאלון קצר לפני קביעת התור הראשון.

איך זה נראה מצד אשת המקצוע

• לוח הזמנים בהישג יד. במסך הראשי מוצגים התורים להיום ולמחר: שעת ההתחלה והסיום, שם הלקוחה וסוג המפגש. מהכרטיס אפשר לעבור לשיחה או להתכתבות.
• קביעת תור ידנית. אם התור תואם בטלפון, אשת המקצוע בוחרת לקוחה קיימת או מוסיפה לקוחה חדשה, ומציינת יום, שעה ושירות. אפשר לשנות את מועדו של תור קיים או לבטל אותו.
• שעות עבודה וחופשות. אפשר להגדיר שעות עבודה קבועות, לקצר יום עבודה, לקבוע יום חופשי או חופשה. אם כבר נקבעו תורים בזמנים האלה, המערכת תשאל אילו להשאיר ואילו להעביר למועד אחר; הם לא ייעלמו מעצמם.
• לקוחות ושירותים. אפשר לחפש לפי שם, לראות את התורים הקרובים ולגשת לקישורים האישיים. אשת המקצוע משנה את שמות השירותים, את משכם ואת מחיריהם, מוסיפה שירותים חדשים ומסתירה שירותים שכבר אינם רלוונטיים.
• תזכורות בלי להקליד. המערכת מכינה הודעות ל־WhatsApp: אישור, תזכורת, שינוי מועד או ביטול. אשת המקצוע בודקת ושולחת אותן בעצמה.
• התראות ב־Telegram. מתקבלות הודעות על קביעת תורים, שינויי מועד וביטולים שביצעו הלקוחות, סיכום בוקר ורשימת התורים למחר בשעות הערב.
• יומן Google המוכר. התורים מופיעים ומתעדכנים גם ביומן. שעות התפוסות באירועים אישיים נחסמות לקביעת תורים עצמאית, ותוכן האירועים האישיים אינו מוצג ללקוחות. אם משנים מועד של תור או מוחקים אותו ישירות ביומן Google, המערכת תשאל ב־Telegram מה לעשות עם התור במערכת.

אמינות ושמירה על המידע

המערכת מונעת קביעת שני תורים לאותו מועד. אם שינוי המועד נכשל, התור המקורי נשמר. כשהחיבור מתנתק, מופיעה אזהרה שלוח הזמנים אינו מעודכן.

המערכת שומרת מדי יום עותק גיבוי של מסד הנתונים ויכולה לשחזר ממנו את הנתונים. ממשק הניהול של אשת המקצוע מוגן בסיסמה. הקישור האישי מאפשר גישה לתורים של לקוחה אחת בלבד: יש לשמור עליו, ובמידת הצורך אשת המקצוע מנפיקה קישור חדש ומבטלת את הישן.

לתיאום המפגש נדרשים שם ומספר טלפון; המערכת אינה אוספת היסטוריה רפואית או אבחנות. נתונים אמיתיים של לקוחות אינם מועברים לסוכני הבינה המלאכותית המשתתפים בפיתוח. צילומי המסך מציגים עותק הדגמה: הלקוחות, השירותים, המחירים והתורים בדויים.

איך המערכת נבנתה

רומן מרצ'נקו יצר את המערכת יחד עם צוות סוכני הבינה המלאכותית שלו. כל חלק נבדק בידי מודל בינה מלאכותית אחר מזה שיצר אותו.